Nel raccontare la storia del tuo club, è importante osservare le leggi locali e le pratiche standard relative alla creazione, acquisizione, uso e distribuzione delle foto, video e registrazioni vocali. Bisogna considerare la privacy dei soci del club e dei soggetti interessati dall'attività del Rotary, e stabilire pratiche che consentano loro di controllare l'uso delle loro informazioni e immagini.
Consultare un esperto del posto per consigli sulla registrazione delle immagini e voci dei beneficiari, soci di club e membri della comunità, e per ottenere una versione della liberatoria valida nel tuo Paese.
Il Rotary International vuole promuovere l'opera svolta dai Rotary club e usare i contenuti presentati dai soci, ma l'autorizzazione verbale o via email da parte di un socio non è più sufficiente. Il RI non può usare i contenuti presentati se non si riceve il modulo firmato della liberatoria o se il socio non è il titolare o non ha il diritto di concedere in licenza il contenuto.

Qual è lo scopo del rilascio di una liberatoria?

Il modulo della liberatoria ("liberatoria") serve come notifica al soggetto che la sua immagine, voce, storia e/o informazioni personali saranno registrate, e gli permette di acconsentire alla fotografia, video, intervista o altra registrazione ("registrazione") e al suo uso. La liberatoria protegge il soggetto, la persona che ha creato la registrazione e il tuo club da possibili rivendicazioni legali, tra cui la violazione della privacy, la violazione del diritto alla pubblicità e diffamazione. La liberatoria è nota anche come autorizzazione all'uso della propria immagine o informazioni personali.

Quando usare la liberatoria?

Ogni volta che si registra una persona identificabile. Se si desidera usare (pubblicare) una registrazione, è necessaria una liberatoria per ciascuna persona identificabile nella registrazione stessa. Si dovrebbe anche ottenere per le illustrazioni, digitali o meno, basate su persone reali. Si consiglia di chiedere di firmare la liberatoria al momento della registrazione.

La liberatoria dovrebbe avvenire per iscritto?

Sì. Mentre le versioni orali potrebbero essere valide in alcuni Paesi, una versione scritta serve a garantire la protezione nel caso in cui il soggetto sostiene di non aver mai accettato la pubblicazione.

Ci sono considerazioni diverse per quanto riguarda i bambini?

Sì. Un genitore, tutore legale o rappresentante legale di un minorenne deve firmare la liberatoria. Negli Stati Uniti, chiunque abbia meno di 18 anni è considerato minorenne. Consultare le leggi del proprio Paese per determinare l'età legale. In tutto il mondo, il RI richiede che il genitore, tutore legale o rappresentante legale firmi una liberatoria per le persone di età inferiore ai 18 anni.

Se sto filmando un gruppo, posso usare una sola liberatoria?

Una persona non può firmare una liberatoria per conto di un intero gruppo (ad esempio, un allenatore non può firmare per conto di una squadra). Consultare un avvocato o esperto in materia se si intende usare il linguaggio oggetto della liberatoria su poster o manifesti o sui moduli di registrazione degli eventi.

Se il club è un'associazione non a scopo di lucro, ci sono considerazioni diverse da fare?

No. Molto probabilmente il tuo club non è idoneo alle eccezioni concesse alle agenzie di stampa o che l'uso si qualifichi come notizia o commento di pubblico interesse. Raccontare una storia sulle attività del club potrebbe essere considerato come attività di marketing o promozionale e la liberatoria può aiutare a tutelarsi legalmente.

Quando è necessario una liberatoria sulla proprietà?

La liberatoria per un diritto di proprietà può essere necessaria quando la proprietà oggetto di una registrazione è chiaramente identificabile. Ad esempio, se sulla proprietà compare un marchio o un marchio di fabbrica o se l'edificio è protetto dal diritto dei marchi e/o dal diritto d'autore.

Quali clausole basilari sono incluse nel modulo della liberatoria?

La versione standard include:

• accordo da parte del soggetto che si ha il diritto di registrare la sua immagine e la sua voce.
• accordo da parte del soggetto che si ha il diritto di registrare e utilizzare il loro nome, storia e informazioni personali.
• riferimento a come usare la registrazione della loro immagine, voce, storia o informazioni personali (è preferibile un uso illimitato.)
• riferimento ad eventuali limitazioni geografiche sull'uso della registrazione (è preferibile l'uso in tutto il mondo).
• riferimento al periodo di tempo in cui la registrazione può essere utilizzata (è preferibile il termine illimitato.).
• diritto di concedere in licenza l'uso della registrazione a terzi, anche a un club o a terzi.
• dichiarazione di riconoscimento di qualsiasi pagamento (corrispettivo) del soggetto ricevuto per il rilascio.
• rinuncia da parte del soggetto da ispezionare o approvare la registrazione.
• accordo da parte loro di non citare in giudizio
• dichiarazione di proprietà dei diritti d'autore (la persona che prende la registrazione è proprietaria della registrazione).
• qualsiasi altra condizione richiesta dalle leggi del tuo Paese
• righe per la firma, comprese quelle di un genitore, tutore legale o rappresentante legale

Il RI fornisce ai club una liberatoria da utilizzare?

Poiché le leggi sulle emissioni variano da un Paese all'altro, il RI non può fornire ai club un modulo da utilizzare. Occorre consultare un avvocato del posto a riguardo. Le organizzazioni per i diritti legali, le Università e le agenzie fotografiche della tua zona possono anche avere risorse online per uso pubblico. Cerca "modello di liberatoria", "liberatoria sull'immagine" o "liberatoria per interviste".

Altre considerazioni sulla liberatoria

Le migliori prassi richiedono di:

• conservare una versione firmata con un'immagine del soggetto a tempo indeterminato in modo da poter facilmente abbinare la persona che appare in una registrazione con la loro versione.
• proteggere l'interesse superiore del soggetto prima di qualsiasi altra considerazione.
• considerare le ramificazioni politiche, sociali e culturali della storia personale del soggetto.
• non pubblicare immagini o storie che possano mettere a rischio il soggetto o la sua famiglia.
• confermare l'accuratezza della storia, specialmente quando si tratta di una storia di minorenne.
• considerare fortemente la possibilità di non utilizzare registrazioni di minorenni
• tradurre una versione nella lingua nazionale dei soggetti proposti

Considerazioni sul copyright

Il copyright di una registrazione è di proprietà della persona che realizza la fotografia, il video, l'intervista o altra registrazione. Se un socio del club fotografa o registra un soggetto, il socio del club, e non il club, possiede i diritti d'autore o i diritti sulla registrazione. Il club deve ottenere il permesso o una licenza dal proprietario prima di utilizzare la fotografia, il video o altre registrazioni. Se il proprietario vuole concedere l'uso (licenza) della registrazione ad un'altra persona o entità, incluso il club, il soggetto o i soggetti della registrazione devono acconsentire a tale licenza nella dichiarazione della liberatoria.

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